Kommt darauf an, was ihr nun bieten wollt. Wenn es ein Schnellimbiss o.ä. ist, dann hat der sein Papp- "Geschirr" und Plastik-Besteck eigentlich selbst dabei. Und Mini-Camper haben eigentlich immer etwas Geschirr mit. Ansonsten müßtet ihr ja auch noch eine Geschirr-Rücknahme mit Spüle o.ä. hinstellen. Das kostet dann auch "Personal". Wollt ihr wirklich diesen Aufwand treiben?
Ich habe die Erfahrung gemacht, daß die kleinsten, provisorischsten Mini-Treffen eigentlich die nettesten sind. Professioneller organisierte kosten zum einen wieder mehr Geld, haben für den Veranstalter ein höheres finanzielles Risiko und haben längst nicht mehr diese Gemütlichkeit. Was machst Du denn wenn Du für 150 Leute Essen eingekauft hast und es kommt dann kaum einer, weil ein sch... Wetter ist?
Was ist denn der Sinn eines Treffens: Andere Leute kennen lernen, über den Mini und vieles mehr plauderen und einen Grund zu haben, mal in diese Gegend zu fahren. Dazu brauche ich kein hochprofessionell organisiertes Treffen. Fürs erste würde ich an eurer Stelle klein und risikoarm anfangen. Ein Platz zum Campen mit entsprechenden gepflegten (!) Sanitärgelegenheiten ist ok und ein Muß. Alles andere kann.